Formular Med.-Controlling für jeden Behandlungsfall

    Sehr geehrte Damen und Herren,

    unsere Abteilung überdenkt gerade Ihre Art der eigenen \"Leistungserfassung\" bzw. die Möglichkeit der systematischen Darstellung des Workflows der klinischen Kodierer.

    Dazu wird im kommenden Monat ein Formular in unser KIS eingepflegt, welches automatisch am Ende der Fallbearbteitung bearbeitet werden muss.

    Zunächst schildere ich die bisherige Vorgehensweise:

    -jeder Kodierer führt eine \"eigene\" Bearbeitungsliste mit folgenden Punkten: Datum der Bearbeitung,Name und Vorname des Patienten,Entlassdatum,Fachrichtung,Bearbeitungsstatus,Bemerkungsfeld

    -da jeder Kodierer bei seiner Bewertung der Fälle naturgemäß/Fachabteilungsspezifisch andere Schwerpunkte setzt, ist eine Auswertung dieser Listen (z.B In welcher Fachabteilung wird am häufigsten die HD geändert, Häufigkeit der OPS-Ergänzung usw.) fast unmöglich, insbesondere weil die \"eigentlichen\" Infiormationen in den Bemerkungsfeldern zu finden sind.

    Daher haben wir nun die Möglichkeit, den Aufbau dieses Formulars zu beeinflussen.

    Unseren bisherigen Ideen sehen bisher folgendermaßen aus, und ich hoffe auf viele Anregungen Ihrerseits bzw. Hinweise, wie andere Kodierer/Medizincontroller mit der Darstellung Ihrer Leistung umgehen:

    -Datum der Bearbeitung,Name und Vorname des Patienten,Entlassdatum,Fachrichtung werden automatisch generiert

    -Beispiel 1:

    Fall kann zur Abrechnung freigegeben werden:

    per Drop-Down Feld auf \"OK nach Erstbearbeitung\" klicken, dann erscheinen Unterpunkte(HD geändert/ergänzt, ND geändert/ergänzt, OPS geändert/ergänzt und ein freies Bemerkungsfeld). Die entsprechenden Punkte werden markiert

    -Beispiel 2:

    Fall muss bearbeitet werden/ist noch nicht komplett

    per Drop-Down Feld auf \"noch in Bearbeitung\" klicken, dann erscheinen Unterpunkte(Rücksprache mit OA/DRG-Beauftragtem der Abteilung, fehlende OP-Doku und ein freies Bemerkungsfeld). Die entsprechenden Punkte werden markiert


    -Beispiel 3:

    Fall wurde nach Beispiel 2 nachbearbeitet bzw. Sachverhalt geklärt, nun erfolgt die Fallfreigabe

    per Drop-Down Feld auf \"OK nach Bearbeitung\" klicken


    Diese Liste setzt sich natürlich noch weiter fort. Weitere Punkte sind \"Fallfreigabe ohne Akteneinsicht (mit und ohne E-Brief)\",
    \"MDK-Fall\" (Unterpunkte: Gutachten ok bzw. Widerspruch mit anschließender Auswahl, welche Dokumente mitgeschickt wurden).


    Ich hoffe Sie können mir noch folgen.... :erschreck:


    Was halten Sie von dieser Art der Dokumentation? Welche Punkte würden Sie ergänzen? Gibt es Alternativen?

    Ich hoffe Sie können mir weiterhelfen und bedanke mich bereits im voraus!

    Mit freundlichem Gruß,

    Dr.BoB

    Hallo Dr. BoB,
    ich will Ihnen ja nicht zu nahe treten, aber: Welche Konsequenzen hat ein solches Dokument? Werden Ihre Kodierer nach Leistung bezahlt?
    Das hat ja nur Sinn, wenn sie den (primär) kodierenden Ärzten zeigen wollen, was alles falsch ist.
    Wenn die Kodierer primär kodieren ist es doch irrelevant wer was geändert hat.
    In unserem KIS läßt sich nachvollziehen wer die Diagnose eingegeben und wieder gelöscht usw. hat. Wir dokumentieren nur mit Kürzel auf der Akte, wer den Fall hatte.
    Ansonsten zählt für mich (und meinen GF) die Zahl der nicht abgerechneten Fälle = offenen Erlöse: viel offen = lahmes MC = Anschiss.
    Die Fälle können bei uns auch nur nach Freigabe durch das MC abgerechnet werden.

    Bei den MDK-Geschichten ist eine genaue Doku allerdings sehr sinnvoll: wer wann welche Dokumente verschickt hat, wann die Schreiben von der KK gekommen sind, Widersprüche etc. Spätestens der Anwalt interessiert sich dann für den Verlauf.

    Viele Grüße aus Sachsen
    D.Zierold

    Hallo Fr. Zierold,

    vielen Dank für Ihre kritische Anmerkung.

    Ihre Frage nach den Konsequenzen ist mMn genau der springende Punkt.

    Wir Kodierer sind in einigen Abteilungen schon lange keine \"Kodierassistenten\" mehr, sondern übernehmen zum Teil die komplette Kodierung der Behandlungsfälle. Die Belastung des/der einzelnen Kodierers/in ist zT sehr hoch, und wenn Sie nach zusätzlichen Personal fragen kommt häufig die Aussage: Nun, soviel Arbeit hat ein Kodierer doch nicht...

    Zitat

    Ansonsten zählt für mich (und meinen GF) die Zahl der nicht abgerechneten Fälle = offenen Erlöse: viel offen = lahmes MC = Anschiss.

    Auch diese Fälle werden bisher statistisch kaum erfasst. Bei uns werden am Monatsende fast alle Fälle abgerechnet,selbst ohne E-Brief.... Daher ja der Wunsch der Kodierer die Relevanz dieser Abrechnugsproblematik aufzuzeigen.

    Das Thema der leistungsgerechten Vergütung ist natürlich im Hinblick auf Auswertungen ebenfalls interessant.

    Was halten die anderen Mitleser von dieser Art der Dokumentation? Wie werten sie das \"Arbeitsaufkommen\" aus?

    Hallo Dr. BoB,
    wenn Sie natürlich demonstrieren wollen, dass ihre Abteilung mehr Personal braucht oder etwas geändert werden muss, dann ist das natürlich sinnvoll.
    Vielleicht reicht es dann dies nur eine Zeit lang (Quartal) zu dokumentieren.
    Das Formular sollte aber mit 3-5 Mausklicks bearbeitet sein und auch elektronisch auswertbar sein, sonst heißt es dann bestimmt: Wenn ihr Zeit habt Formulare auszufüllen, dann braucht ihr auch nicht mehr Personal! ;))

    Ich hatte am Anfang ein ähnliches Dokument (Strichliste :)) und habe dann noch aufgeführt ob das RG gestiegen oder gefallen ist. Ist aber auch nur bei Sekundärkodierung/Kontrollfunktion sinnvoll.

    Viele Grüße aus Sachsen
    D.Zierold

    Da das Dokument elektronisch automatisiert an jeden Behandlungsfall im KIS angehängt wird, lässt es sich natürlich auch auswerten. Ob es 3-5 Klicks sind wird man sehen, vielleicht werden es auch 5-7 :d_zwinker:

    Der Hinweis auf das RG (vorher/nachher) klingt auch interessant, werde mal unsere EDV-Experten befragen ob das ebenfalls automatisiert in das Dokument übertragen werden kann.

    Wie gesagt:

    Wir möchten keine Beschäftigungstherapie betreiben, sondern Arbeitsaufkommen und Leistung abbilden! In welcher Form ist prinzipiell egal.

    Zum Thema Primär-/Sekundärkodierung/Kontrollfunktion/MDK-Kassenanfragen:

    Das ist doch das Interessante: Wer muss was leisten, wie ist die eigentliche Belastung eines jeden, wer benötigt Unterstützung. Wir hoffen das Aussagen eines einzelnen besser objektivierbar werden.

    Welche Möglichkeiten sehen Sie denn sonst? Gibt es andere Möglichkeiten?
    Woran machen den die Abteilungsleitungen einen \"Mehrbedarf\" an Kodierern fest? Ist immer alles nur subjektiv?

    P.S. : Ich haben meinen Namen mittlerweile angepasst, nicht dsn man hier denkt ich hätte einen Doktortitel...

    Hallo zusammen,
    da eine elektronische Regelung bei uns via KIS nicht funktionierte haben wir folgenden Workflow:
    Primärkodierung durch Arzt
    Akte kommt von Station
    Fallnummer wird in Excel eingescannt (geht schneller und schliesst Tipfehler aus), zusammen mit Datum.
    In einer Excelliste wird zum Bearbeitungstag das Tagesdatum und das Relativgewicht vorher und nachher eingetragen

    FERTIG

    damit sind u.a. folgende Auswertungen möglich.
    - Erlössteigerungen durch die Nachkodierung in Form von RG und Euro (die RGs werden im Hintergrund automatisch in Euro umgerechnet)
    - Anhand der Fallnummer können Name, Abteilung etc. zugeordnet und ausgewertet werden
    - Da jede Kodierfachkraft seine eigene Liste hat, sind hier auch benutzerspezifische Auswertungen möglich, wobei hier natürlich der Bias in der Aktenselektion berücksichigt werden muss.
    - Dauer von Entlassung bis Freigabe
    - Bearbeitungsdauer
    - Anzahl der Akten im MedCo
    - Anzahl der Akten, die noch nicht im MedCo sind (Arztzimmer? Nirvana? )
    - Anzahl der zur Abrechnung freigegebenen Akten (es kann ja auch mal weiter hinten in der Prozesskette hängen)

    Häufige Kodierfehler könnten zwar statistisch erfasst werden, nutzt aber nix, denn sie sollen ja abgestellt werden - also werden Sie um das Gespräch mit den Ärzten nicht herumkommen.
    Und ob eine Steigerung (oder Absenkung) des RGs durch Änderung der HD, ND oder OPS zustande kommt, ist mir erst mal sekundär.
    Wobei zugegeben die Steigerung häufiger ist, da viele NDs und OPS vergessen werden.

    Herzliche Grüsse aus Mittelfranken
    E. Horndasch

    Sehr geehrter Herr Horndasch,

    vielen Dank für Ihre Stellungnahme. Genau diese, von Ihnen genannten Auswertungsmöglichkeiten, halte ich für interessant und wichtig.

    Wie gehen die anderen Kollegen, speziell die verantwortlichen Abteilungsleiter/Medizincotroller, mit der Abbildung Ihrer erbrachten Leistung um?

    Wie unterscheiden Sie das Arbeitsaufkommen/die Belastung eines Einzelnen?


    Mit freundlichem Gruß

    BoB77

    Eine einfache Art der Stellenberechnung ist, die Anzahl der Gesamtfälle des Hauses zu nehmen bzw. aufgeteilt auf die einzelnen FA und mit einem Durchschnittswert multiplizieren. Der Durchschnittswert soll die durchschnittliche Arbeitszeit pro Akte darstellen. Dann erhalten Sie die Gesamtzeit. Diese muss man noch durch die Nettoarbeitszeit eines Coders (also abzüglich krank, Urlaub) teilen.
    Dies wäre ein Anhaltspunkt.
    Eine Refinanzierung, die immer gefordert wird, kann man so allerdings nicht begründen.