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Prozessanalyse der ambulanten Behandlung unfallchirurgischer Patienten an einer universitären Poliklinik

Treatment-process analysis of orthopaedic trauma surgery patients at an outpatient setting in a university hospital

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Der Unfallchirurg Aims and scope Submit manuscript

Zusammenfassung

Hintergrund

Der Kostendruck in einem kompetitiven Umfeld zwingt Krankenhäuser und Ärzte, Abläufe zu optimieren. Um sich Wettbewerbsvorteile zu sichern, ist die ständige Evaluation relevanter Prozesse notwendig.

Fragestellung

Administrativer und medizinischer Ablauf in einer unfallchirurgischen Hochschulambulanz wurden mithilfe der „Lean“-Methode evaluiert, um Patientenwartezeiten zu reduzieren.

Material und Methoden

Im Zeitraum von 2 Wochen wurden alle Patienten, die in der orthopädisch-unfallchirurgischen Klinik ambulant behandelt wurden, in die Bewertung des Prozesses einbezogen. Mitarbeiter der Poliklinik wurden vorbereitet und geschult, um den telefonisch vereinbarten Termin, Zeitpunkt des Erscheinens in der Poliklinik, ersten Kontakt, Administrationsprozess, ersten Arztkontakt, Dauer des Aufenthalts in der radiologischen und anästhesiologischen Klinik sowie Abschluss der Behandlung zu erfassen. Zusätzlichen wurden potenzielle Ineffizienzen durch eine Patientenflussanalyse sowie die persönliche Befragung von Mitarbeitern in der Administration, in der Ambulanz sowie von Assistenz- und Fachärzten identifiziert.

Ergebnisse

Es wurden 126 Patienten in die Studie aufgenommen. Die durchschnittliche Verweildauer eines Patienten in der Ambulanz betrug 144 min (Range 30–371 min). Eine notwendige bildgebende Untersuchung erhöhte die Verweildauer um durchschnittlich 53 min, eine notwendige Prämedikation im Mittel um 78 min, im Vergleich zu Patienten ohne erforderliche weitere Konsultationen.

Diskussion

Mithilfe der Analyse der Patientenwege und -zeiten konnten verschiedene Gründe für die Wartezeiten in der Hochschulambulanz dargelegt werden. Diese Arbeit zeigt, dass eine strukturierte Anwendung des Lean management sowie eine dezidierte Analyse einen Mehrwert für den Patienten durch die Reduktion von Wartezeiten schaffen.

Abstract

Background

The cost pressure in a competitive environment forces hospitals and physicians to optimize clinical processes. In order to secure competitive advantages, a continuous evaluation of relevant processes is necessary.

Objective

Administrative and medical processes in a university outpatient department for orthopedics and traumatology were evaluated using the lean method in order to reduce patient waiting times.

Material and methods

Over a period of 2 weeks all patients who were treated in the department for orthopedic and trauma surgery on an outpatient basis were included in the assessment of the process. Personnel in the policlinic were prepared and trained to record times for appointments made by telephone, arrival time at the hospital, first contact, administrative procedure, first contact with the doctor, length of stay in the radiology and anesthesiology departments and completion of treatment. In addition, potential inefficiencies were identified through patient flow analysis and personal interviews with personnel in the administration and outpatient departments as well as residents and senior physicians.

Results

A total of 126 patients were enrolled in the study. The average length of stay of patients in the outpatient clinic was 144 min (range 30–371 min). A necessary imaging examination increased the length of stay by an average of 53 min and a necessary premedication by an average of 78 min compared to patients with no further consultations.

Conclusion

By analyzing the pathways and times of patients, various reasons for waiting times in the university outpatient clinic could be shown. This study shows that a structured application of lean management and a dedicated analysis create added value for patients by reducing waiting times.

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K. Kabir, H. Goost, M. Gathen, S. Scheidt, M. Wimmer, S. Täger, C. Burger und K. Welle geben an, dass kein Interessenkonflikt besteht.

Alle beschriebenen Untersuchungen am Menschen oder an menschlichem Gewebe wurden mit Zustimmung der zuständigen Ethikkommission, im Einklang mit nationalem Recht sowie gemäß der Deklaration von Helsinki von 1975 (in der aktuellen, überarbeiteten Fassung) durchgeführt. Von allen Beteiligten liegt eine Einverständniserklärung vor.

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C. Burger, Bonn

K. Kabir, Bonn

Die Autoren K. Kabir und H. Goost haben gleichermaßen zu diesem Projekt beigetragen und sollten als Koerstautoren betrachtet werden.

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Kabir, K., Goost, H., Gathen, M. et al. Prozessanalyse der ambulanten Behandlung unfallchirurgischer Patienten an einer universitären Poliklinik. Unfallchirurg 123, 507–516 (2020). https://doi.org/10.1007/s00113-020-00809-3

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