Process Mining im Krankenhaus

Die meisten Informationssysteme erfassen jedes Detail innerhalb eines Prozesses. Man kann sich diese Aktivitäten als „digitale Fußabdrücke“ vorstellen, die Menschen hinterlassen, wenn sie einen Prozess durchlaufen. Process Mining erfasst diese Spuren einer beliebigen Anzahl von Systemen in einer Organisation und bereitet sie so auf, dass die einzelnen Schritte des Prozesses zusammengefügt und der Prozess in seiner Gesamtheit visualisiert wird. Besonders interessant sind hierbei Zeitstempel, die zur Auswertung von Durchlaufzeiten, der Prozessreihenfolge, der Entdeckung unerwünschter Aktivitäten und einem Soll-Ist-Abgleich herangezogen werden. 

Mit zunehmender Digitalisierung stehen auch in Krankenhäusern die Grundlagen für den Einsatz von Process Mining zur Verfügung. Standarddatensätze wie der Paragraf-21-Datensatz, die Krankenhausinformationssysteme, aber auch Daten aus Spezialsoftware für Notaufnahmen oder Intensivstationen lassen sich analysieren und miteinander verknüpfen. Somit können das in den Daten enthaltene Prozesswissen sowie die übergeordneten Zusammenhänge greifbar gemacht werden. 

Gerade Krankenhäuser mit ihrer komplexen Struktur profitieren von den Möglichkeiten des Process Mining. Das Zusammenspiel verschiedenster Fachabteilungen und Stakeholder sowie die zahlreichen und komplexen Prozesse führen in der Regel dazu, dass es nicht nur eine für den Prozess verantwortliche Person gibt. Meist sind an den komplexen Prozessen eine Vielzahl von Personen beteiligt, die häufig unterschiedlichen Fachabteilungen angehören. 

Ursprung der Ineffizienz ist oft nicht erkennbar

Oft ist es nur die Ineffizienz eines Prozess-Teilschrittes, die sich aber auf den gesamten Prozess auswirkt. Allerdings ist oft nicht erkennbar, wo der Ursprung der Ineffizienz liegt. Durch die Prozessdarstellung im Process Mining werden jeder einzelne Prozessschritt und seine Abweichungen dargestellt; dies hilft, das Problem schnell zu identifizieren.

Neben Themen wie Verweildauersteuerungen, Abrechnungs-Workflows, Darstellungen von Finanzkennzahlen und Key Process Performance Indicators (KPPI), auch auf Fachabteilungsebene, kommt der Prozessanalyse und
-optimierung in den High Care-Bereichen, wie beispielsweise der Intensivstation, eine hohe Bedeutung zu. 

OP-Bereich hat besondere Relevanz

Der OP-Bereich hat aufgrund der hohen Ressourcendichte hinsichtlich der Kosteneffizienz eine besondere Relevanz. Er ist ein kritischer Erfolgsfaktor für alle Krankenhäuser. 
Der wirtschaftliche Betrieb des OP-Bereichs ist jedoch häufig eine
Herausforderung, unter anderem, weil dort verschiedene Berufsgruppen mit
unterschiedlichen Interessen zusammentreffen. Hier bedarf es primär der
Schaffung von Transparenz in Bezug auf die Qualität und Effizienz der Prozesse,
auch im Vergleich zum Benchmark. Es ist wichtig zu wissen, dass Prozesse nicht
statisch sind. Selbst die besten Pläne sehen Ausnahmen vor, und mit der Zeit
können diese Ausnahmen zur Regel werden.

Transparenz schaffen

Durch die Anwendung von Process Mining gelingt es schnell, Transparenz auf Grundlage von Daten zu schaffen. Mit dieser Methodik kann anhand von zentralen Prozessleistungsindikatoren und einer Analysetiefe bis hin zum Einzelfall genau aufgezeigt werden, wo sich Möglichkeiten zur Korrektur oder Verbesserung von Prozessen ergeben.

Durch die Interpretation der Kennzahlen ergeben sich bereits erste Handlungsfelder, aus denen, im Abgleich mit den individuellen Gegebenheiten vor Ort, Maßnahmen erarbeitet werden können. Das Redesign und die Implementierung effizienter Prozesse werden durch Follow-Up-Analysen im Process Mining effektiv unterstützt. Zudem kann sofort nachgesteuert werden, sollte man doch wieder in alte Gewohnheiten zurückfallen. Aufgrund der kontinuierlichen Unterstützung der Krankenhausmitarbeiter im operativen Betrieb (auf den Live Daten aufsetzend) lassen sich nicht nur rückblickend Potenziale aufdecken, sondern Probleme beseitigen, bevor sie entstehen.

Übergeordnete Schnittstellenbetrachtung

Der OP zeichnet sich durch zahlreiche Schnittstellen mit anderen Krankenhausbereichen aus, allen voran die Intensivmedizin, Notaufnahme, aber auch die Normalstationen. Durch Verknüpfung der aus den jeweiligen Informationssystemen gewonnenen Daten dieser Bereiche lässt sich das Prozesswissen auf einer höheren Ebene darstellen und die übergeordneten Zusammenhänge sowie Potenziale zur Verbesserung werden deutlich.

Die Nutzung der Process Mining-Methodik ist zudem übertragbar auf zahlreiche weitere Gebiete, beginnend mit den Datengrundlagen des Paragraf-21-Datensatzes bis hin zu Funktionsbereichen und Intensivstationen. Mit zunehmender Verfügbarkeit von Daten kann die Abbildung von Prozessen und Optimierungsmöglichkeiten noch komplexer gestaltet werden, und die daraus resultierenden Ergebnisse sind von entsprechend umfassenderer Natur. 

Zusammenfassung

Bei Process Mining handelt es sich um eine neue Methode, bei der bereits vorhandene Daten aus IT-Systemen genutzt werden, um Prozesse transparent zu machen, zu überwachen und zu verbessern. Insbesondere in Krankenhäusern gibt es dafür zahlreiche Anwendungsbereiche und Potenziale. Zusammen mit der Umsetzungsbegleitung der Optimierungsmaßnahmen und dem Nachhalten mittels der Dashboards der Process Mining-Plattform erreicht man einen deutlichen Effizienzgewinn, der auch langfristig Bestand hat.

Dieser Artikel ist zuerst am 03.12.2020 auf dem Thieme Portal www.kma-online.de erschienen.