Erweiterte Pflichten für Arbeitgeber seit dem 1. August 2022
Am 1. August 2022 ist das neue Nachweisgesetz in Kraft getreten. Das Gesetz dient der Umsetzung der europäischen Arbeitsbedingungenrichtlinie ((EU) 2019/1152) und wird bei den allermeisten Arbeitgebern zu einem nicht unerheblichen bürokratischen Mehraufwand führen.
Die Neufassung des Gesetzes sieht nämlich gegenüber der Vorgängerregelung eine Vielzahl von weiteren Punkten vor, welche die Arbeitgeber festhalten müssen. Dabei sind nicht nur neue Arbeitsverträge betroffen, vielmehr müssen Arbeitgeber auf Verlangen auch die Arbeitsbedingungen von bereits bestehenden Arbeitsverhältnissen schriftlich niederlegen. Dabei ist insbesondere das Schriftformerfordernis zu Recht auf harsche Kritik gestoßen, da diese Formvorgabe von der zugrunde liegenden Richtlinie nicht gefordert wird und vor dem Hintergrund der Digitalisierung der Arbeitswelt auch einen echten Rückschritt bedeutet.
Über die bisher bestehenden Regelungen hinaus, müssen zukünftig beispielsweise die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgeltes angegeben werden. Dies betrifft auch Prämien oder Sonderzahlungen sowie Zuschläge, etwa für Überstunden. Die Anordnung von Überstunden und die hierfür erforderlichen Voraussetzungen gehören ebenso zu den nachzuweisenden Vertragsbedingungen wie die Dauer der Probezeit, die vereinbarte Arbeitszeit, einschließlich der Pausen oder auch das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen.
Neu ist auch, dass zukünftig das Verfahren bei Kündigungen angegeben werden muss. Dies betrifft das Schriftformerfordernis und die Kündigungsfristen selbst, aber auch die Frist zur Erhebung der Kündigungsschutzklage.
Die im Gesetz geforderten Angaben müssen den Arbeitnehmern innerhalb eines abgestuften Fristensystems nachgewiesen werden. Angaben zum Entgelt müssen beispielsweise bereits am ersten Tag nachgewiesen werden, Angaben etwa zum Arbeitsort bis zum siebten Tag des Arbeitsverhältnisses und Angaben z. B. zum Urlaub innerhalb eines Monats. In der Praxis wird es sich daher anbieten, sämtliche im Gesetz geforderten Angaben direkt am ersten Tag zur Verfügung zu stellen. Ändern sich bereits bestehende Arbeitsbedingungen, müssen diese spätestens an dem Tag nachgewiesen werden, an dem die Änderung in Kraft treten soll. Verlangt ein bereits beschäftigter Arbeitnehmer einen Nachweis über seine Arbeitsbedingungen, muss ihm dieser spätestens am siebten Tag nach Zugang der Aufforderung beim Arbeitgeber ausgehändigt werden.
Besonders bedeutsam ist für Arbeitgeber, dass ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz nun mit Bußgeldern in Höhe von bis zu 2.000 € geahndet werden kann. Ein Verstoß kann dabei sowohl bei falschen oder unvollständigen Angaben vorliegen als auch, wenn gegen die Schriftform verstoßen wird oder die Angaben zu spät erfolgen.
Fazit
Angesichts der Vielzahl neuer Pflichtangaben werden die meisten Arbeitgeber die von ihnen verwendeten Arbeitsvertragsmuster dergestalt anpassen, dass diese den Anforderungen des Gesetzes gerecht werden. Es ist davon auszugehen, dass durch die Arbeitgeberverbände, aber auch durch die arbeitsrechtlichen Kommissionen der Kirchen zeitnah entsprechende Musterformulierungen erstellt werden. Da Verstöße gegen das Gesetz mit Bußgeldern geahndet werden können, empfiehlt es sich für Arbeitgeber, sich mit den Neuregelungen zeitnah auseinanderzusetzen. Sprechen Sie uns gerne an, wenn wir Sie bei der Anpassung Ihrer Arbeitsverträge an die Vorgaben des neuen Nachweisgesetzes unterstützen können.
