Zeitgemäße Dienstplanung in Kliniken

Anforderungen an einen zeitgemäßen Dienstplan in Krankenhäusern

Die Dienstplanung in Krankenhäusern und Kliniken ist eine komplexe und dynamische Herausforderung. Dabei müssen Dienstplaner viele Anforderungen berücksichtigen:

grundsätzliche Rahmenbedingungen, die aus unterschiedlichen Tarifverträgen, den gesetzlichen und regulativen Vorgaben, aus Personaluntergrenzen und individuellen Qualifikationen bestehen,

dynamische Veränderungen wie unvorhergesehene Ausfälle, individuelle Präferenzen bei den Diensten und der Urlaubsplanung sowie kurzfristige Personalbedarfe berücksichtigen.

Darüber hinaus findet schon seit geraumer Zeit ein grundlegender Wertewandel im Gesundheitswesen statt. Die jungen Generationen in den Pflegeberufen haben eine andere Anspruchshaltung. Für die Dienstplanenden bedeutet dies, dass neben den harten sehr viele weiche Faktoren berücksichtigt werden müssen. So sollte neben dem schnellen Switchen bei Engpässen auch Platz für individuelle Wunschänderungen vorhanden sein. Die Anforderungen an eine zeitgemäße Dienstplanung im Krankenhaus sind anspruchsvoll.

Doch wie sieht ein zeitgemäßer Dienstplan in Krankenhäusern und Kliniken aus?

Kontinuität und Verlässlichkeit

In vielen Einrichtungen des Gesundheitswesens werden Dienstpläne von Personen erstellt, die über jahrelange Erfahrung verfügen. Sowohl die zunehmenden Regularien als auch die individuellen Präferenzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, führen dazu, dass es kaum möglich ist, einen ausgeglichenen und für alle Beteiligten fairen Dienstplan zu erstellen. Und das über einen längeren Zeitraum. Dafür müssten Controlling-Mechanismen und Warnfunktionen zur Verfügung stehen, wie sie nur eine softwarebasierte Lösung ermöglicht.

Damit erhöht sich die Effektivität des gesamten Prozesses und die vorhanden zeitlichen Kapazitäten können optimal verplant werden.

Aktive Beteiligung

Die aktuelle Pandemie hat gezeigt, dass jedes Teammitglied jeden Tag mit neuen Herausforderungen umgehen muss. Zum Beispiel müssen aufgrund der aktuellen pandemischen Lage Schul- und Kindergartenkinder von heute auf morgen für längere Zeit zuhause bleiben. Eltern sind herausgefordert, darauf schnelle Antworten zu finden. Private und berufliche Belange können nicht mehr getrennt werden.

Es geht heute nicht nur darum, Dienst- und Urlaubswünsche der Pflegekräfte zu berücksichtigen.

Das Beispiel zeigt, dass es heute nicht nur darum geht, Dienst- und Urlaubswünsche der Pflegekräfte zu berücksichtigen. Es muss zudem Raum vorhanden sein, damit spontane Tauschmöglichkeiten auf Mitarbeiterebene möglich werden.

Dafür ist ein Kommunikationsmedium innerhalb der Organisation unumgänglich. Gegenwärtig kommunizieren viele Kliniken per SMS oder Messenger-Dienste. Dadurch wird eine Parallelwelt zum eigentlichen Planungssystem aufgebaut. Es fällt schwer, die Kommunikationen in konkrete Planungen zu überführen. Eine optimale Lösung ist daher eine mobile Mitarbeiter-App, TIMEOFFICE mobile App die als Kommunikationsplattform dient und gleichzeitig die Schnittstelle zum Dienstplan bietet. 

Ausfallmanagement und Personalsteuerung in Echtzeit

Die tagesaktuelle Personalsteuerung erfolgt in vielen Kliniken weiterhin per Telefon und wird in analogen Kalendern geplant. Oft müssen Informationen über die aktuelle Patientenbelegung oder die Einhaltung von Mindestbesetzungen aus unterschiedlichen Anwendungen eingeholt werden. Das ist wenig effizient und kann verschiedene negative Auswirkungen haben: So kann es passieren, dass behördliche Auflagen wie die Mindestpersonalbesetzung nicht eingehalten werden, dass die Patientenversorgung möglicherweise sogar beeinträchtigt ist und Personal überarbeitet und frustriert ist.

Um das zu vermeiden, sollte ein Management- und Controlling-Tool eingesetzt werden, mit dem der Personalstand in Echtzeit sicher und objektiv bewertet werden kann. So können Entscheidungen direkt auf Basis planerischer Realität getroffen werden.

Das Echtzeit-Personalmanagement bietet einen Überblick über den Personalbedarf unter Berücksichtigung des tatsächlichen Pflegebedarfs. Des Weiteren können potenzielle Schwierigkeiten mit Hilfe von Echtzeitangaben von Abteilung, Station, Personal und Patientenbelegung identifiziert werden. Eine effiziente Verteilung der Arbeitskräfte kann einer Unterbesetzung vorbeugen und dabei helfen, die Mindestbesetzung sicherzustellen.

Ein agiler und transparenter Dienstplan, der mit kurzfristigen Veränderungen umgehen kann, ist ein wichtiger Faktor für Mitarbeiterzufriedenheit und langfristige Mitarbeiterbindung.

Wie TIMEOFFICE Ihnen helfen kann, erfahren Sie unter folgenden weiterführenden Themen:

1. Dienstplan
2. Mobile App
3. Ausfallmanagement