Die Beurteilung der Ertragslage eines Unternehmens anhand von Kennzahlen ist eine kontinuierliche Aufgabe guter Unternehmensführung. Dabei werden in der Praxis regelmäßig Aufwandsquoten in den Blick genommen.
Eine bedeutsame Aufwandsart ist der Personalbereich, daher kommt der Kennzahl Personalaufwandsquote eine besondere Bedeutung zu. Diese Kennzahl kann einen Beitrag zur Beurteilung der Ertragslage eines Unternehmens leisten.
Die klassische Kennzahl „Personalaufwandsquote in %“ bildet das Verhältnis von Personalaufwand zur Gesamtleistung (Betriebliche Erträge) ab.
Personalaufwandsquote in % = Personalaufwand x 100
Betriebliche Erträge
Die Quote zeigt an, wie viel Prozent der Gesamtleistung durch den Personalbereich aufgezehrt wird. Damit stellt die Kennzahl einen Indikator zur betriebswirtschaftlichen Beurteilung der Produktivität des Personaleinsatzes dar. Neben einer Zeitreihen-Analyse durch den Vergleich der Kennzahl mit Vorjahren ist auch eine Einordnung durch Abgleich der Kennzahl mit anderen Unternehmen zu empfehlen. Dabei ist zu beachten, dass Unternehmen derselben Branche/Hilfeart in die Betrachtung einbezogen werden. Denn es ist sehr unterschiedlich, wie personalintensiv bzw. materialintensiv die erbrachten Dienstleistungen von Unternehmen sind.
Erschwert wird die Analyse insbesondere durch einen verstärkten Einsatz von Fremdpersonal, dessen Aufwand handelsrechtlich unter den bezogenen Leistungen im Materialaufwand ausgewiesen wird.
Die Analyse des Personalaufwands sollte auch die Entwicklung von Mitarbeiterzahlen, insbesondere den in Vollzeitkräftezahlen (VK) dargestellten Personaleinsatz, in den Blick nehmen. Dabei bieten sich auch Kennzahlen wie „Umsatzerlöse je VK“ als eine Kenngröße für die Produktivität und „Personalaufwand je VK“ zur Analyse von wertmäßigen Veränderungen für die Integration in ein Kennzahlen-Cockpit an.
Empfehlenswert ist dabei auch die Möglichkeit, bei Bedarf eine Analyse nach Dienstarten vorzunehmen. Eine solche detailliertere Betrachtung bietet nicht nur gezieltere Analyseerkenntnisse, sondern ist auch aus Refinanzierungsgesichtspunkten interessant. So ist in einem Krankenhaus die Entwicklung eines über das Pflegebudget refinanzierten Pflegepersonals anders zu beurteilen als beispielsweise die Entwicklung im Verwaltungsdienst.
Je höher die Personalaufwandsquote liegt, umso intensiver ist der entsprechende Ressourcenverbrauch für die Leistungserbringung des Unternehmens. Zu beachten ist dabei, dass sich der Personalbereich nicht so flexibel an die Auslastungsentwicklung anpassen lässt. So können bei Umsatzrückgängen Verminderungen beim Personalaufwand regelmäßig nur eingeschränkt erreicht werden. Umgekehrt verhält es sich auch bei steigender Nachfrage nach Leistungen, da Personal insbesondere bei vorliegendem Fachkräftemangel nicht unmittelbar eingestellt werden kann. Der Personalbereich bedarf daher auch im Rahmen strategischer Überlegungen einem besonderen Augenmerk.
Nach unseren Branchenerfahrungen liegt die Personalaufwandsquote von Komplexträgereinrichtungen der Gesundheits- und Sozialwirtschaft überwiegend in einer Bandbreite von 67 % bis 75 %. Eine Kennzahl Personalaufwandsquote kann einen Beitrag leisten, die Ertragslage des Unternehmens besser einzuschätzen und auch Entscheidungen zur weiteren Unternehmensentwicklung unterstützen.
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